A tecnologia é responsável por muitas mudanças que vêm ocorrendo na sociedade de uma forma geral, incluindo desde atividades do nosso cotidiano até mesmo as tarefas a serem executadas nas empresas. Mudanças que vão até a Lei da Digitalização de Documentos.
Regimento legal esse que foi idealizado para garantir um melhor controle em cima dos documentos que agora deixaram de ser exclusivos do meio material, passando a circular no ambiente digital, resultando em mudanças até mesmo na gestão dos negócios.
Se antes era preciso a figura de um profissional responsável por levar todos os recados a serem compartilhados nos diferentes setores de uma empresa, presentes em andares distintos de um prédio, hoje tais conteúdos podem ser rapidamente compartilhados via rede.
Primeiro por canais telefônicos e hoje através das conexões digitais, que podem ser tão importantes para a comunicação de uma empresa tal como os serviços de uma empresa de estruturas metálicas pode ser para a construção de um prédio, seja qual for seu setor.
Mas além das mensagens de voz e vídeo, a internet apresentou um novo método de trabalho nas empresas que é o compartilhamento de diferentes tipos de documentos, tais como contratos a serem negociados por uma empresa, usando de transações digitais.
E assim como muito dessa papelada de uma companhia pode ser desenvolvida diretamente no campo digital, existe também todo um processo no qual os documentos físicos de uma companhia também podem ser adaptados para o campo digital facilitando o seu transporte.
O que pode ser útil para companhias de grande escopo, como pode ser o caso de uma empresa de instalação de alarme de incêndio de anos no mercado, que precisa ter um melhor controle sobre todos os contratos já realizados durante seu tempo de atuação.
Um contexto não muito diferente daquele que vem ocorrendo nos jornais, onde existe todo um processo de digitalização dos seus acervos para manter seu conteúdo facilmente acessado por todo o seu público, assim como para que gerem tal tipo de negócio.
No entanto, quando se fala do ramo empresarial, os seus documentos acabam não envolvendo apenas a si mesmo, mas também todos os seus fornecedores, clientes, colaboradores, entre outras pessoas, sejam elas físicas ou jurídicas.
Baseado nisso é importante respeitar um certo controle em relação ao processo de digitalização dos seus documentos, já que esses papéis não respondem somente a empresa, o que fez com que uma lei específica fosse criada para acompanhar tudo.
Do que se trata essa Lei de Digitalização?
Sempre existiu no mercado regras envolvendo a documentação de papéis, de forma a garantir a proteção de todas as pessoas a serem abrangidas em qualquer tipo de negociação, por exemplo, na contratação de algum tipo de serviço no mercado.
No entanto, esse universo que envolve certidões e certificados começou a passar por um grande processo de modernização a partir do desenvolvimento do formato digital, no qual uma série de conteúdos poderiam agora ser transportados para o campo virtual.
Algo capaz de facilitar no controle das atividades comerciais executadas por uma fábrica de chapa expandida, usando de plataformas digitais para acompanhar a relação com seus clientes, respondendo a encomendas e arquivando contratos finalizados, tudo pela internet.
O problema em relação a isso é que o meio digital acabava por não trazer a mesma segurança em associação a um documento físico. Ao menos por parte de quem não sabe muito como administrar certas ferramentas, como é o caso das aplicações usadas na rede.
Frente a esse cenário, de forma a garantir a proteção de todos que tinham documentos importantes, que poderiam envolver seu nome, não serem prejudicados por uma gestão digital de má qualidade é que foi desenvolvida uma lei específica.
Em 2020 foi publicado o decreto de nº 10.278, ele que passou a ser conhecido popularmente como a Lei da Digitalização de Documentos, sendo responsável por definir as regras a serem seguidas por quem optava pelo processo de digitalização de registros.
Normas que indicam para um fornecedor de bancada de inox para laboratório como ele deve organizar e registrar esse tipo de conteúdo, evitando possíveis falhas e perdas durante esse processo complexo de digitalização de ativos diversos de importância para a empresa.
A começar pelas próprias mudanças que vêm ocorrendo no meio digital, acompanhando as evoluções apresentadas por essa tecnologia. Cenário que hoje permite com que um documento não precise de uma versão física, tal como havia no início desse processo.
Apesar dessa mudança positiva e prática, para que isso fosse possível foi necessário estipular algumas regras em relação às estratégias de segurança que devem ser adotadas por quem recorre a esse processo de digitalização de documentos em seus negócios.
Sendo necessário responder à LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), responsável pela definição de práticas a serem usadas para garantir a privacidade e segurança das informações de um usuário de uma maneira geral.
Algo que é válido até mesmo para uma lanchonete que vende pedidos na internet por meio de um aplicativo para bar e restaurante, de forma a garantir com que os dados dos seus clientes não sejam vazados ou algo do tipo, prejudicando a sua relação com tal público.
E se isso vale para um aplicativo de compra de lanches, o que dizer então sobre todo o processo que envolve a gestão de documentos diversos no campo digital? Diante dessa situação é necessário conhecer e respeitar as diretrizes estabelecidas por essa lei.
Conceitos importantes sobre a lei de digitalização
Quando se trata do processo de digitalização de documentos, é importante compreender o diferente impacto que esse tipo de ação pode ter em relação aos dados de uma entidade pública, com responsabilidades mais claras, e uma privada, com um público restrito.
Afinal, o nível de atenção para esse tipo de informação pode ser muito maior em relação à uma prefeitura, com suas diferentes responsabilidades, em comparação com um fornecedor de armação de aço para construção, que lida apenas com clientes do setor de obras.
Mesmo assim, essa companhia precisa responder a alguns quesitos gerais definidos por parte da lei de digitalização de documentos, entre eles:
Certificado digital
Da mesma forma que uma certidão precisa de um carimbo legal para atestar sua veracidade, a mesma coisa acontece com os documentos digitais, destacando a importância de se registrar tal arquivo junto a um certificado digital.
Documento que precisa seguir o padrão estabelecido pela Infraestrutura Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Segmentação de itens
Outro conceito importante é em relação aos tópicos presentes nesses documentos digitalizados, respeitando uma série de diferentes segmentos que facilitem a procura por tais itens, assim como a análise de legalidade desses itens por meio de pontos como:
- Nome do autor;
- Data e local da digitalização;
- Título;
- Tipo de documento;
- Identificador do documento digital.
Isso além de outros detalhes que devem ser registrados para se ter uma visão clara sobre tudo o que envolve esse documento.
Legibilidade do documento
Um registro impresso pode perder o seu valor com o tempo, com o desgaste do papel, prejudicando sua visibilidade, algo que não ocorre na internet, no entanto é necessário tomar certos cuidados em relação à legibilidade do documento no meio digital.
Diante disso é importante ter preocupação com a qualidade desse arquivo, para tornar legíveis os dados ali presentes, tal como uma loja de roupas estampa sua marca em uma sacola de papel kraft personalizada a ser dada aos seus clientes.
Integridade do documento
Além da qualidade visual, é importante que esse item seja devidamente registrado e armazenado em plataformas seguras, que facilitem o seu rastreio, além de conferência de legalidade desse tipo de documento.
Todas essas questões podem ser acordadas com diferentes regras quando se trata de uma digitalização de documentos particulares, contanto que exista um entendimento claro sobre todas as partes envolvidas nesse contrato específico.
Ao seguir essas regras é possível ter certeza que não só a lei de digitalização está sendo respeitada, como também garantir a segurança de todos os envolvidos. Isso sem mais a necessidade de existir uma versão física de tal documento.
Isso porque após a sua digitalização esse tipo de item pode ser excluído, existindo permissão legal para isso, com a única exceção sendo em relação a documentos de valores históricos, como uma assinatura associada a um evento de destaque na história.
Por fim, recorrer a prática de digitalização pode ser benéfica até mesmo ao meio ambiente, reduzindo a produção de papel em excesso, da mesma forma em que ecobags personalizadas diminuem a produção de plástico de maneira geral.
Tudo isso podendo ser alcançado por meio da digitalização de documentos, contanto que ela ocorra da maneira correta.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
