Os eventos corporativos são muito comuns e realizados mundo afora em todos os segmentos, mas você sabe como executar uma organização de evento de sucesso?
É sempre um grande desafio realizar essas organizações, pois existem muitos processos a serem seguidos, como a logística do evento, fornecedores, pensar em todos os convidados, enfim, muitas decisões que podem deixar qualquer um maluco.
Por isso é fundamental um planejamento prévio desse evento para que tudo saia como esperado, garantindo a organização e comprometimento da empresa.
Esses eventos são voltados para todos os ramos, sendo uma empresa de reforma de casas ou uma produtora de audiovisual, porém cada segmento tem que entender a melhor forma para realizar de acordo com o seu público e proposta.
Existem diversos tipos de eventos, e os mais conhecidos são:
- Congressos;
- Conferências;
- Simpósios;
- Palestras.
Por isso é importante entender as necessidades da empresa e o que ela quer passar para os seus colaboradores.
Afinal, o que são eventos corporativos?
São eventos criados para tratar de assuntos mercadológicos ou institucionais. Eles podem ser utilizados como estratégia de ações internas ou para comunicar algum posicionamento ou uma informação importante para os clientes e parceiros da empresa.
Um exemplo, uma marca de bolsa térmica fitness adotou uma nova política que todo o material de confecção dos seus produtos será totalmente reciclável, fazendo parcerias com cooperativas de reciclagem.
Esse é um excelente motivo para criar um evento, trazer visibilidade para a sua empresa e seu posicionamento, pois esses eventos são uma ótima oportunidade para gerar negócios, lançar produtos, promover relacionamento ou uma nova campanha.
Importância de uma organização de eventos
Não tem como organizar um evento de sucesso sem definir uma boa estratégia. É de responsabilidade do organizador traçar todo o planejamento, detalhando todas as etapas delegando todas as responsabilidades para os prestadores de serviço.
Também devem ser definidas as prioridades e reservar um tempo para acompanhar cada processo de perto. Antes de detalhes mais práticos, os organizadores devem ter uma visão ampla e clara de todos os objetivos e qual a persona do evento.
Pense em onde a empresa quer chegar com esse evento. Por exemplo, um escritório de assessoria contábil quer conseguir mais clientes, então como planejar para conseguir obter esse resultado?
Se questione o que deseja agregar aos participantes, qual será o diferencial, para qual público é voltado, como se destacar e surpreender os participantes e quais fornecedores podem atuar nesse evento.
São esses questionamentos que vão orientar o plano estratégico, por isso é importante ter os objetivos muito bem definidos para alcançar os resultados esperados.
Use as redes sociais a seu favor
A divulgação é o que vai fazer o seu evento bombar, seja para o público interno da empresa ou para algo que seja voltado para o público em geral, então é fundamental que todos sejam informados sobre o que vai acontecer.
Por exemplo, uma empresa de raspagem de pisos de madeira, ao criar um evento para apresentar o seu conceito da sua marca, pode usar as redes sociais ao seu favor, através da divulgação do evento por influencers do segmento.
Assim ele fará a cobertura do evento, mostrando para os seus seguidores tudo que está acontecendo, todo conceito, fazendo com que um público maior conheça o seu trabalho.
Caso não seja possível chamar um influenciador, invista na divulgação pela própria rede social da marca, faça conteúdos contando sobre o processo, o que levou a empresa tomar essa iniciativa, assim as pessoas vão conhecer e entender a marca.
Já para um evento interno, por exemplo, de uma fábrica de placas de sinalização que deseja apresentar as novas diretrizes da empresa, pode investir numa boa comunicação interna através de e-mail marketing, cartazes pelos lugares.
Mas é claro, sempre explicando a importância do evento para que todos entendam o que a empresa está propondo. O ideal é que seu evento seja comentado por todos.
Como organizar um evento?
A organização de um evento pode parecer complicada, afinal são muitos detalhes para se pensar, por isso preparamos um guia para te ajudar nessa tarefa.
Essas dicas valem para todos os eventos corporativos, seja uma empresa de gerenciamento de obras de pequeno porte até uma multinacional de tecnologia, todas partem do mesmo princípio.
Trace um objetivo para o evento
Todo planejamento deve começar pela definição de um objetivo, aquele momento em que você coloca tudo que pretende alcançar com a realização desse evento no papel. Os principais objetivos de uma presa geralmente são:
- Promover a confraternização de datas especiais;
- Lançar um produto no mercado;
- Reforçar a imagem da empresa;
- Se aproximar dos consumidores;
- Mostrar o engajamento da marca com causas sociais.
Tendo esses pontos como base, fica mais fácil fazer um evento de sucesso, um que realmente chegue aos objetivos propostos num primeiro momento.
Defina seu público-alvo
É fundamental definir o seu público-alvo, pois é a partir dessa escolha que você dará prosseguimento para os próximos passos. Após definir o público do seu evento, você conseguirá definir as estratégias de divulgação e qual será o formato do evento.
Como também o local e horário, entre vários outros detalhes pensados diretamente para quem vai participar. Para isso, faça uma análise do perfil dos clientes ideais para o seu evento, pode ser os que trazem mais lucros, ou os que compartilham dos mesmos ideais.
Escolha a melhor data
Uma boa data vai garantir o sucesso do seu evento, pois não adianta planejar uma grande festa e marcar em um dia em que os convidados não compareçam, por isso evite feriados ou datas próximas, como os dias especiais como nos casos de Natal, Carnaval entre outros.
Escolha um bom local
Como a data do local é extremamente importante, saiba escolher o melhor espaço para o seu evento, leve em consideração aspectos como a quantidade de pessoas que irão, o perfil do seu público e a acessibilidade do lugar.
É interessante saber também se o local possui estacionamento, quais as rotas para se chegar ao local, sem contar a capacidade desse lugar e principalmente se é um espaço seguro.
Crie um cronograma para o evento
É impossível planejar um bom evento sem um cronograma, pois nele deve constar a data, o horário tanto para começar como para encerrar a festa, todas as atrações, sejam shows, discurso, entrega de prêmios, enfim tudo que vai acontecer durante o dia.
Por exemplo, uma empresa de instalação de ar condicionado residencial cria uma conferência para os seus funcionários, todo o itinerário precisa estar pré-definido para que todos consigam absorver ao máximo a experiência, por isso a organização é fundamental.
Faça orçamento de todo o evento
O planejamento principal de um evento é o dinheiro, afinal não adianta criar ideias mirabolantes se você não tiver verba para arcar.
Por isso, orce tudo, desde de fornecedores, decoração, divulgação, comida, enfim, cada detalhe do planejamento inicial deve ser orçado. Busque mais de uma empresa para cada item para comparar o preço e fazer uma melhor economia.
Mas nada que possa comprometer a qualidade das coisas e do evento em si, afinal você busca por algo de sucesso para que sua marca seja reconhecida.
A principal dica é ficar atento ao dinheiro que foi disponibilizado para a realização e não extrapolar esse valor.
Defina uma estratégia de divulgação
Como já falado, a divulgação é a alma do evento, pois é com ela que as pessoas vão ficar sabendo o que vai acontecer, por isso use e abuse nas divulgações pelas redes sociais, e-mail marketing e press kit com os produtos da marca.
Se for um evento mais exclusivo, tente optar por uma comunicação mais intimista, ligue ou compareça pessoalmente, assim a pessoa vai se sentir especial.
Avalie os resultados
Por fim, desenvolva um mecanismo para avaliar os resultados do evento, levantando questões como:
- O objetivo do evento foi alcançado?
- Qual o saldo positivo?
A partir dessas questões você consegue levantar uma avaliação das coisas boas e ruins que aconteceram no evento, servindo como aprendizagem para os próximos. É fundamental compreender os erros para evoluir cada vez mais.
Invista em tecnologia para o seu evento
A tecnologia tem sido uma ótima aliada para a nossa sociedade durante os últimos anos, e nas organizações de eventos não seria diferente.
Faça uma pesquisa para descobrir como a tecnologia pode ajudar na organização do seu evento, pois existem inúmeros recursos tecnológicos como aplicativos exclusivos para o seu público, ou um site exclusivo para a venda dos ingressos.
Ou lives para que o maior público veja o seu evento, por exemplo, uma empresa de aluguel de andaimes para construção civil pode criar vídeos de todas as filiais e apresentar durante essa live para todos que estão assistindo simultaneamente.
Enfim existe uma diversidade de recursos que você pode usar a favor do seu evento, só é preciso entender a necessidade de cada empresa.
A tecnologia também é fundamental na parte do planejamento ao lidar com os contratos e contatos, onde todas as informações podem ser acessadas por todos.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
