Dicas de como diminuir os custos de sua empresa

Parte do trabalho de uma empresa é, anualmente, entender o que está funcionando e o que não está indo tão bem assim, e diminuir os custos é vital para manter a saúde do negócio e fazer com que o mesmo supere grandes adversidades que possam surgir.

Os diversos processos administrativos e produtivos de uma empresa podem ser bastante caros e consumir muito tempo e recursos, portanto, sempre que possível é bom aplicar o programa de melhoria contínua para diminuir os gastos e otimizar diversos processos.

Por isso, o texto de hoje irá abordar algumas dicas de como diminuir os gastos da sua empresa, independentemente se é uma logística ou distribuidora de algodão, explicando conceitos interessantes e formas de como aplicar tais ideias na prática.

Isso acontece principalmente em grandes empresas, entender todos os processos que acontecem dentro dela e todo o caminho que os produtos, serviços e estratégias passam para serem funcionais é uma tarefa difícil e bastante árdua.

Quanto maior a organização, maior a probabilidade de que o dinheiro esteja sendo desperdiçado ou que os gastos estejam sendo maiores do que o esperado, desde um copo de papel personalizado em excesso até mesmo o papel gasto por impressoras.

Por menores que sejam os gastos quando comparados a toda a magnitude da empresa, quando juntos com outros e que acontecem em todos os setores, o capital desperdiçado por ajudar e muito em outras áreas da empresa. 

Isso sem mencionar os altos custos de produção que nem sempre são tão necessários, funcionários trabalhando mais e outros menos, altos custos de taxas com fornecedores e até mesmo a falta de uma boa gestão do relógio de ponto.

Em outras palavras, o sucesso de uma empresa é muito mais do que suas ações de marketing ou do seu lucro, mas como controla o dinheiro que ganha e como o aplica. Os gastos são inevitáveis, mas com toda certeza existem alguns que são excessivos.

Quanto pior a gestão financeira da empresa, mais problemas ela pode ter, e tal atitude afeta tanto os colaboradores, quanto a qualidade do material comprado com o fornecedor, quanto o produto final que chegará nas mãos dos consumidores.

Com isso em mente, os tópicos a seguir irão abordar as vantagens de se ter uma boa gestão financeira e como ela pode impactar o seu negócio de instalações elétricas, por exemplo, assim como dicas fundamentais para realizar tal ação na prática.

O impacto de uma boa gestão financeira

O conceito de reduzir os custos de um negócio não deve ser uma medida tomada apenas em crises e situações de emergência. Deve fazer parte dos hábitos de uma empresa, seja trimestral, semestral ou anual.

As diversas estratégias, aquisições e mudanças que as organizações sofrem ao longo do ano podem impactar e muito em como a empresa desenvolve o seu trabalho, e muitas das vezes não há tempo para pensar muito além dos gastos já atuais.

Diante disso, é importante um setor de melhoria contínua que ativamente está buscando diminuir gastos e otimizar processos do negócio, independentemente se é loja que vende perfumes ou uma empresa de medicina do trabalho.

Nesse contexto, alguns benefícios podem ser usufruídos, entre eles:

• Melhor utilização do capital da empresa;
• Processos mais otimizados;
• Menor utilização de recursos;
• Controle das finanças da empresa;
• Investimento em outras áreas que precisam de capital.

Em outras palavras, é crucial a análise de suas finanças e a constante busca por melhorias. Os custos da empresa podem subir ou diminuir com o passar do tempo, além dos lucros compensarem grandes gastos, mas essa é uma situação especial.

Por exemplo, quando pensamos em campanhas de marketing em períodos sazonais, com certeza a empresa gastará mais dinheiro e, muito provavelmente, ganhará mais também. 

Por serem situações isoladas e estratégicas, os serviços de monitoramento de câmeras de sua empresa, por exemplo, podem impactar no valor de custos altos, mas esse em si pode ser otimizado, mas não necessariamente é um gasto fixo.

Aplicando a redução de gastos

Agora que já foi melhor compreendido a importância de saber os gastos e entender o processo de cada setor da sua empresa, chegou o momento de entender um pouco melhor como aplicar a redução de gastos na prática.

Os tópicos a seguir reúnem algumas dicas que podem ser vitais para empresas que desenvolvem softwares e de outros ramos que precisam reduzir custos. Confira.

• Utilize apenas o necessário

Um erro muito comum para muitos negócios que pretendem reduzir custos é ter e utilizar mais do que o necessário. Isso inclui tanto estruturas físicas e estoque parado quanto softwares e funcionalidades que nunca foram utilizados ou muito pouco.

Porém, quando pensamos na estrutura física, ela traz muito mais gastos do que outros. Ao colocarmos na ponta do lápis os gastos com o aparelho de ar-condicionado, aluguel, manutenção, limpeza, entre diversos aspectos. 

Nesses casos, contrate apenas o necessário e o condizente com o tamanho do trabalho desenvolvido e da equipe.

Da mesma forma que pode compensar muito mais alugar um caminhão no caso de uma empresa de entregas, pense nos gastos e quanto se está gastando no essencial e o quê é variável. 

Portanto, trace estratégias e métodos e escolha ficar apenas com o que realmente está sendo utilizado.

• Controle o relógio de ponto

De acordo com pesquisas, o relógio de ponto é um dos maiores causadores de gastos dentro de uma empresa, principalmente para aquelas que pagam hora extra. O valor pago após o expediente de trabalho do funcionário é maior do que a hora comum dele.

Uma alternativa é criar um sistema junto de gestores que toda hora extra de funcionários deve ser avisada e controlada pelo mesmo, assim como supervisão do Departamento de Recursos Humanos. Isso já ajudará e muito a diminuir os gastos.

No caso de banco de horas é menos comum, mas não significa que não aconteça. Embora a empresa não pague diretamente o funcionário, ao acumular certo número de horas, o colaborador não trabalha durante alguns dias, tendo menos uma pessoa no local, aumentando a quantidade de desempenho necessário dos demais colegas do setor.

• Evite multas

As empresas que não possuem uma boa gestão financeira são mais suscetíveis a pagar multas, precisando desembolsar uma maior quantidade de capital para manter suas contas pagas e não ficar no vermelho, além de comprometer sua relação com outra empresa.

Claro que quando os valores são pequenos, podem ser até mesmo irrelevantes, mas mesmo assim a imagem da sua empresa fica prejudicada, fazendo com que outras não queiram negociar e até mesmo perder alguns trabalhos valiosos.

Isso sem mencionar quando as faturas são altas e, a cada dia em atraso o valor cobrado pode ser muito maior. Também é importante mencionar que contratos normalmente possuem grandes valores de multas, portanto, atente-se.

Planeje as finanças da organização de formas que as contas sempre sejam as primeiras a serem pagas. Diminuir a qualidade do produto não é uma boa solução, mas deixar de pagar contas é uma decisão ainda pior.

• Utilize a tecnologia ao seu favor

A era digital chegou para ficar e, muitas vezes, se gasta muito capital em processos que são mais lentos e menos eficientes sendo que é possível utilizar softwares e máquinas que trazem resultados muito melhores.

Coloque na ponta do lápis quanto está sendo gasto em determinado processo e quanto será gasto para implantar uma novidade tecnológica na área, e quanto será economizado a longo prazo e em quanto tempo essa tecnologia será paga.

Embora inicialmente a tecnologia possa ser mais cara para ser colocada em funcionamento na empresa, a longo prazo ela trará muito mais economia do que manter o estilo tradicional de produção. 

Sem mencionar que softwares junto de máquinas podem ser atualizados para modelos mais novos de negócio.

Portanto, sempre esteja atento ao mercado e as novidades que o mesmo trás e busque entender quais tecnologias mais estão sendo usadas e otimize o processo, diminuindo também custos de manutenção.

Considerações Finais

O texto de hoje mostrou como diminuir os custos de sua empresa e como isso pode ajudar e muito em outras frentes de negócio. Economizar e buscar reduzir gastos deve ser uma tarefa constante e, em outras palavras, um hábito.

Invista em um setor de melhoria contínua para que o mesmo consiga ajudar a organização a ter um melhor controle de suas finanças e otimize os diversos processos produtivos e administrativos que a empresa pode ter, concluindo projetos e conseguindo ajudar.

A tecnologia é uma excelente maneira de te ajudar a pesquisar ainda mais sobre o assunto e de colocar toda essa ideia em prática. Utilize o texto de hoje como orientação e comece agora mesmo a reduzir os gastos e custos de seu negócio.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.