Quem trabalha em empresas de tecnologia, já deve estar acostumado em ouvir o método Kanban, já que ele é muito utilizado para delinear os processos de produção.
Contudo, o método se mostrou tão eficiente, que passou a ser implementado também nos estudos e nas rotinas pessoais. Dessa forma, o método tornou-se uma ferramenta capaz de deixar o trabalho mais fluido e transparente.
Atualmente, é possível observar empresas especializadas em instalação de forro removível investindo nesse método, justamente pelo motivo de conseguir um fluxo de trabalho mais contínuo.
Sendo possível otimizar o processo operacional da empresa em conjunto com o tempo que a equipe leva para fazer qualquer tipo de atividade de uma forma bem simples e intuitiva.
Felizmente, o método pode ser usado tanto no meio digital quanto nos aplicativos, visto que eles estão bem em alta atualmente.
Todo esse processo ocorre de maneira manual, usando quadros e papéis para formalizar melhor as ideias.
Quando colocado em prática, uma empresa de cabeamento estruturado, por exemplo, consegue observar vários pontos que podem ser melhorados para que o processo operacional da companhia fique ainda melhor.
Desse modo, caso você tenha alguma dificuldade em se organizar ou manter o seu time focado para ser mais produtivo, continue a leitura desse artigo para que você saiba como o método Kanban pode se tornar uma ótima ferramenta para o seu negócio.
O que é Kanban?
Ok, até agora já sabemos qual a utilidade desse método, que quando aplicado dentro de uma loja de capa térmica para piscina sob medida pode melhorar a organização das vendas, contudo, não sabemos ainda o que é o Kanban.
Resumidamente, trata-se de um framework que controla atividades por ordem de execução. Dessa maneira, em um quadro são separadas três colunas: a primeira é destinada para tarefas que precisam ser executadas, a segunda é para tarefas em andamento, e a última é para tarefas entregues.
Todas essas colunas têm o objetivo de organizar melhor as atividades que você costuma fazer dentro da companhia.
Dentro de uma empresa de levantamento topográfico, por exemplo, o Kanban pode ser o método ideal para que os gestores saibam como lidar com tantos processos, que às vezes, ocorrem simultaneamente.
Assim que é construída, já é possível ter uma visão macro do que deve ser executado, o que naturalmente facilita a organização das tarefas e otimização da gestão. Dentre as funções que o Kanban apresenta, as três principais são:
- Organizar o fluxo de tarefas e mostrar o que precisa ser feito;
- Balancear os processos para não interromper as entregas;
- Distribuir de maneira equilibrada todas as atividades para os funcionários.
Assim que essas práticas forem aplicadas dentro de um negócio, logo, já é possível observar a eficiência na hora de implementar qualquer elemento para formar o design perfeito.
Origem do Kanban
Inicialmente, o Kanban foi criado em 1940, pelo engenheiro Taiichi Ohno, no Japão. Por sua vez, ele era um dos gestores da Toyota, e se inspirou na maneira que as prateleiras dos mercados eram organizadas para desenvolver o método.
Isso porque, os mercados da época monitoram o estoque repondo apenas os produtos necessários, de modo que possa atingir a demanda dos clientes.
Na fábrica da Toyota, inclusive, os processos operacionais eram semelhantes aos que eram vistos no gerenciamento de inventário.
Dessa maneira, o japonês alinhava o estoque com o uso de peças suficientes para a montagem de carros por meio de um cartão que foi desenvolvido por ele mesmo. O cartão, na verdade, é o Kanban.
Curiosamente, o método Kanban se enquadra na metodologia Just in Time, que consiste em ter um sistema para fazer apenas o que é necessário.
Por sua vez, esse tipo de sistema é visto com muita frequência em empresas que trabalham com caixas de papelão ondulado embalagens, visto que, os insumos para esse tipo de produto deve ser solicitado na medida certa, para que não ocorra nenhum desperdício ou excesso nos gastos.
Tudo é feito na medida necessária e quando for necessário. Em termos de produção, a empresa passa a se beneficiar na comunicação entre os colaboradores, já que eles entendem melhor o que precisa ser feito.
As 4 leis do sistema Kanban
Para que o método Kanban possa ser implementado da melhor maneira possível no seu negócio, existem 4 passos que são fundamentais. Eles são:
- Preparar a equipe;
- Identificar estágios do processo;
- Definir o esquema de priorização;
- Avaliar para melhorar.
Todos esses 4 passos são fundamentais justamente por fazer com que o método possa funcionar corretamente.
Na prática, uma grande loja que comercializa comunicação visual em acrílico, por exemplo, consegue notar o quão prático fica com a organização que o Kanban consegue proporcionar.
Automaticamente, com uma organização melhor, a expectativa é que a loja consiga resultados de venda melhores. Entenda melhor como ambos funciona:
Preparar a equipe
Quando decidir que quer implementar o método dentro da sua equipe, o primeiro passo a ser feito é reunir o time e explicar como cada etapa funciona.
Procure deixar bem definido o seu conceito, princípios e dê exemplos para ilustrar, de modo que a sua equipe possa entender melhor.
Imagine que você tenha uma equipe responsável por fazer corte a laser acrílico SP, assim que você conseguir mostrar a eles como a metodologia funciona, a tendência é que, o processo operacional fique ainda mais fluído.
Em seguida, você deve enumerar os benefícios que a equipe pode ter com o método em uso.
Identificar estágio do processo
Logo após, você deve mapear todos os processos e seus estágios para montar o quadro Kanban corretamente, com o número de colunas necessárias para enquadrar todas as atividades.
Na prática, o fluxo mais usado tem início na coluna “para fazer”, e termina na coluna “feita”. No meio, geralmente é usado o “em produção”, porém, não é uma regra e pode ser adaptado a um modelo que se enquadre melhor no seu negócio.
Definir o esquema de priorização
Para que a comunicação da sua equipe de design fique mais eficiente e uniforme, escolha uma maneira para definir cada tarefa, seja ela urgente, menos urgente, ou não urgente.
Essa prática consegue ser aplicada em qualquer segmento, até mesmo para uma empresa que precisa de crachá de identificação PVC, onde cada funcionário possui suas respectivas identificações.
Aqui você pode optar por escolher as cores que estejam conectadas com a função da coluna, mas o importante mesmo é separar a ordem de execução.
Avaliar para melhorar
Assim que a implantação do Kanban é feita, procure saber do feedback da equipe sobre o que pode ser melhorado, quais foram os maiores desafios, e pensem juntos sobre como resolver qualquer tipo de problema.
Vantagens do Kanban
Até aqui, foi possível observar como o método pode trazer uma série de benefícios para os seus usuários, afinal, ele é uma maneira eficiente de organizar o fluxo de tarefas da sua empresa. Confira agora, as principais vantagens que o método pode apresentar:
Autonomia
Com o quadro do Kanban a vista, o colaborador tem uma autonomia maior para gerenciar os seus projetos sem ter alguém para delegar.
Priorização de atividades
Com o quadro em mãos, as tarefas mais urgentes podem ser adaptadas com cores específicas, sinalizando a sua priorização.
Aumento da produtividade
Considerada para alguns a maior vantagem do Kanban, o método consegue melhorar ainda mais a produtividade da equipe.
No mesmo instante que a equipe tem a visão do que precisa ser feito, pode ter a sensação de tranquilidade para executar aquelas tarefas.
Colaboração
Quando as atividades estão reunidas em um único lugar, é possível ver não só as atividades individuais, como também de todos os outros colegas de trabalho. Assim, fica fácil saber quem está produzindo mais.
Kanban e Scrum
Provavelmente, em algum momento, você deve ter se perguntado sobre as diferenças entre Kanban e Scrum.
É comum as pessoas se confundirem um pouco com eles, afinal, os dois são metodologias desenvolvidas para melhorar a gestão.
O fato é que as duas são metodologias complementares, ou seja, você pode usar tanto uma quanto a outra no seu fluxo de gestão. Contudo, ainda há diferenças entre elas que precisam ser mencionadas.
A primeira delas está relacionada ao ritmo de implementação. No Scrum, as tarefas têm data para começar e terminar, diferente do Kanban, que as tarefas são terminadas quando termina o fluxo e o quadro fica vazio.
A outra diferença entre as metodologias, são as atribuições, já que qualquer pessoa no Kanban pode delegar as tarefas e movimentar o quadro. Já no Scrum, as atividades são distribuídas pelo Scrum Master e a equipe de desenvolvimento.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
