Existem diferentes maneiras de estruturar as ações de uma empresa. Estes métodos servem para ajustar, planejar, executar e verificar processos que demandam melhorias e aprimoramentos. Um dos métodos mais conhecidos é o ciclo PDCA.
Sua criação foi pensada com um único e claro objetivo: resolução de problemas. Quando algo não está certo dentro da empresa é necessário que o problema seja resolvido rapidamente. Afinal, todo mundo quer evitar prejuízos.
Desde a identificação do problema até o planejamento para resolvê-lo é preciso mensurar as consequências que ele pode trazer para empresa. O ciclo PDCA foi criado há muito tempo, mais especificamente no século XVII, e permanece ativo até os dias de hoje.
Isto porque ele é prático, direto e fácil de ser compreendido por todas as escalas hierárquicas da empresa. Os diretores conseguem demandar os gerentes que lideram os colaboradores a realização de ações de impacto contra o problema a ser combatido.
O ciclo PDCA OUTORGA toda a equipe a se empenhar na resolução imediata do problema diminuindo seu impacto nos resultados desejados pela empresa. Vejamos mais um pouco desse método ao longo do artigo.
A história do ciclo PDCA
René Descartes desenvolveu a metodologia no século XVII, por meio de um processo de desenvolvimento longo que demandou muitos anos. A metodologia do grande filósofo não estava totalmente aprimorada a ponto de chamá-la PDCA como hoje.
Muitas pessoas passaram a utilizá-la, como Walter A. Shewhart na década de 1920, um engenheiro americano que introduziu o controle estatístico dentro dos processos. Desse modo, ele conseguiu definir um controle de qualidade inédito para a época.
Na década de 1950, começaram a surgir os primeiros professores da metodologia. Claro, não era um curso de aeromoça online com ferramentas e processos tecnológicos, mas graças ao estatístico William Edwards Deming foi possível acelerar o ciclo.
Somente depois da Segunda Guerra Mundial, com o Japão devastado e necessitando se reerguer, que o método da maneira como conhecemos hoje foi introduzido. Isto mostra que sua aplicação se estende além dos parâmetros empresariais.
Os japoneses aplicaram o ciclo PDCA que leva em si as seguintes siglas:
- Plan (planejar);
- Do (executar);
- Check (verificar);
- Act (agir).
Note que cada etapa que representa uma letra do método já chama os envolvidos para uma ação. O Japão, devastado pelas bombas em Hiroshima e Nagasaki, precisava de uma forma clara e imediatista de reerguer sua nação.
Hoje os japoneses estão entre as dez nações mais ricas do mundo, ocupando a 5ª posição do ranking mundial. Imaginando a extensão territorial do país comparado com o Brasil, é difícil entender esse sucesso, mas a realidade é que a organização japonesa sempre foi modelo para o mundo.
Aplicando o ciclo PDCA
Dentro de cada etapa do ciclo PDCA existem passos que precisam ser compreendidos e que explicaremos logo a seguir. É como um fornecedor de papel toalha que precisa se preocupar com muitos outros aspectos além de entregar o produto.
1 – Plan ou planejar
A primeira etapa é a mais complexa e que demandará mais tempo das pessoas, afinal, o ato de planejar a resolução de algum problema demanda a compreensão do mesmo. Quem não entende o que está te prejudicando é fadado a permanecer no erro.
Identifique o problema
Identificar o problema é necessariamente definir uma meta, ou seja, resolver o que está prejudicando os processos internos. A questão é se realmente somos capazes de definir o que exatamente é um problema. Saber responder isso é essencial.
Basta imaginar um lençol hospitalar que não está devidamente higienizado. Ele pode passar alguma infecção para outros pacientes, mas isto não está necessariamente identificado dentro dos processos internos do hospital.
As pessoas passam a ficar doentes e não se sabe ao certo o que pode estar causando isso. A demora para responder o problema pode efetivamente significar a perda de vidas. No universo empresarial, isto pode resultar na perda de clientes importantes e lucros relevantes.
Tenha sempre em mente que um problema é algo indesejado e por isso deve necessariamente causar consequências negativas para o negócio. Por isso, é importante ter sempre valores bem datados e organizados para conferir o que pode estar te prejudicando.
Desdobre o problema
O problema foi localizado e metrificado, agora é o momento onde todos se colocam
à disposição para resolvê-lo. Antes disso, é preciso desdobrá-lo, ou seja, dividir o problema em partes menores com o objetivo de simplificá-los.
Igual dizia Napoleão Bonaparte: “Dividir para conquistar”. Essa é a maneira mais correta que uma empresa distribuidora de produtos químicos ou um e-commerce deve resolver seus problemas.
O objetivo aqui é dividir o problema em diferentes formas, organizadas a ponto de conseguir identificar de maneira fácil as causas de cada um deles.
Análise de causas
Nesta etapa já sabemos especificamente cada um dos problemas, agora o objetivo é identificar as causas de cada um deles. É de comum acordo que as causas podem ser falhas de ações dentro do processo que motivaram os resultados negativos da empresa.
Existem diferentes maneiras de identificar a causa de cada problema. A mais comum é por meio da realização de um brainstorming com todas as equipes hierárquicas da empresa. Imaginando que os equipamentos para solda estão com problemas.
A empresa se reúne e realiza o brainstorming com diretores, gerentes e colaboradores separadamente e busca diversas ideias para localizar o motivo da falha. Dentro do ciclo PDCA é comum de utilizarmos a metodologia dos 6Ms, são elas:
- Matéria-prima: fornecedores e especificações;
- Mão de obra: habilidades, treinamentos e motivação;
- Máquina: manutenção de equipamentos e condições inseguras;
- Medida: verificação de valores e instrumentos de medição;
- Meio ambiente: relações interpessoais, clima e sujeira;
- Método: instruções, manuais ou procedimentos de trabalho.
Todos esses Ms são implementados em indústrias, isso porque o método PDCA começou dentro delas, mas você pode adaptar para a realidade da sua empresa. Agora que você já sabe em quais locais podem estar as causas do problema, faça algumas perguntas.
As perguntas podem ser postas por meio dos 5 porquês. Exemplo: se você precisar realizar uma obra e desejar consultar a necessidade de contratar uma empresa de construção civil, elabore cinco perguntas com porquês e tente respondê-las.
Se as cinco respostas forem coerentes com sua necessidade, é provável que você precise mesmo da empresa, caso contrário, você pode persistir na busca por essas respostas ou chegar a uma conclusão diferente.
Geralmente, será possível perceber que a causa raiz foi encontrada quando as respostas começarem agregar menos valor à análise. Para cada M que identificamos acima, elabore cinco perguntas e localize o real problema.
Plano de ação
Com tudo mapeado, resta colocar o plano para resolver o problema em ação. Levante todas as etapas que podem impedir que as causas do problema se repitam. Para isso, responda sete perguntas cruciais conhecidas em inglês como matriz 5W2H, são elas:
- O que é a ação? (what);
- Onde a ação será realizada? (where);
- Quando será realizada? (when);
- Quem irá realizá-la? (who);
- Por que deve ser realizada? (why);
- Como será realizado? (how);
- Quanto de investimento? (how much).
Dentro de uma empresa de limpeza industrial, essas perguntas são feitas com frequência para resolver os problemas. Lembre-se que a quantidade de dinheiro investido na resolução do problema interfere diretamente no resultado.
2- Do ou execução do plano
Agora é a etapa de execução de tudo. Com tudo planejado, basta montar um esquema para saber quais ações precisam ser realizadas. Depois as que estão sendo realizadas e por fim as ações já concluídas.
Considere utilizar sistemas e softwares de gestão de projetos. Existem diversos deles dentro da internet e para isso é preciso saber identificar as melhores maneiras de utilizá-los. Recomendados o modelo de colunas, pois é simples de ser compreendido e estrutural.
3- Check ou verificação dos resultados
Essa é a etapa de manutenção e verificação dos resultados que foram atingidos depois do início da execução do plano. O objetivo é manter tudo em ordem e principalmente ver se os prazos estão sendo cumpridos com a qualidade esperada.
Por fim, veja se está obtendo melhora nos processos e compare se o resultado atual está de acordo com o que era esperado.
4- Act ou agir
A última das etapas é agir de modo a conquistar um padrão de qualidade na empresa. Não há mais espaço para que o problema resolvido retorne. Padronize todas as melhorias e deixe salvo o plano de resolução para ser aplicado no futuro, qualificando o tempo.
Por se tratar de um ciclo, o PDCA precisa ser constantemente avaliado e repetido para manter a qualidade dos processos da empresa. Eles podem ser aprimorados por mais simples que a lógica seja.
Crie padrões para sua empresa. Seja conhecido pela qualidade do produto, atendimento e execução do serviço. Conquiste o destaque dentro do seu segmento aplicando o ciclo PDCA como método de gestão dentro da sua empresa.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
